Estacionamento de Ideias

Mais um item do meu Kanban que merece ser detalhado! Não só porque tem muitas informações que não caberiam em um post com outro tema, como também porque ele pode ser usado sozinho, independentemente de estar inserido em um método ou não.

Vamos dar um zoom nesse Estacionamento? Vamos! (Ela mesma pergunta e responde! Rs rs rs rs...)

ZOOM…

O Estacionamento de Ideias foi originado no “Parking Lot" da Lean Inception, concebida por Paulo Caroli. Nas páginas 30 e 31 do livro que leva o nome de sua criação, ele explica seu funcionamento. Basicamente, este mecanismo armazena os assuntos que surgem durante uma atividade, que não têm necessariamente a ver com ela, mas que poderão ser discutidos numa próxima oportunidade. Como ele diz no livro, “ uma maneira educada de dizer (às pessoas) ‘Sim, eu te ouvi. Mas, isso não é importante no momento’ " (pág. 30).

Achei a ideia sensacional! Ela pode ser usada não só no momento da concepção, mas fixa, no espaço que o time ocupa. Se algo está fora do contexto daquele momento (seja ele qual for), mas que deve ser falado em outro mais oportuno, é anotado e processado quando chegar a sua hora. Pronto! Nunca mais a gente desvia dos acontecimentos principais e nem esquece o que é para ser discutido depois.

Dei meu toque…

Peguei essa essência e a desmembrei no “Estacionamento de Ideias” e no “Radar" (cuja explicação está AQUI). O contexto em que os aplico é um pouco diferente da Inception, pois é mais dilatado, digamos. Ali, é o espaço de uma semana, focado em um obejtivo, em um tema (a concepção de um produto). No meu caso, não há demarcação de tempo, nem de assuntos e muito menos de objetivos. Trata-se de algo amplo, que é o meu trabalho em todas as áreas da minha vida. O que pode ser traduzido para “Todos os projetos e atividades de um time".

Então, adaptei o conceito de ‘Sim, eu te ouvi. Mas, isso não é importante no momento” para dar conta das atividades e assuntos que estão nesta situação. Fiz um vídeo AQUI em que explico melhor a diferença entre os dois, assista para entender melhor, pois aqui eu vou focar mais no detalhe só do Estacionamento!

Vamos a ele!

Entendido o conceito por trás, vamos ao objetivo específico desta ferramenta: Guardar as atividades e ideias que serão necessariamente vistas depois. Grifo na palavra pois é imprescindível que se verifique o que é para ser feito em algum espaço de tempo posterior. O Estacionamento não é um depósito ou o Pátio Legal, em que se pode “esquecer" os veículos por meses. Ali é para ficar por um pouco e definido tempo, enquanto aguarda seu processamento. Sendo que ele tem como caminho natural a entrada na esteira de produção.

Claro que há uma ou outra exceção. Nem tudo o que está estacionado será produzido. Se algo muda neste meio tempo, pode ser descartado, sem problemas. Mas não é o comum, na dúvida se vai ou não ser feito, é melhor utilizar o Radar para armazenar a ideia.

Para começar a usar é multo simples: Basta separar um espaço, de preferência, à esquerda do quadro Kanban com o respectivo cartaz (como no exemplo na imagem) e os post its e canetinhas para anotar. Alguém teve uma ideia ou lembrou de uma atividade que tem que ser feita sobre algum assunto do momento, mas que ainda não é para já? Anote e cole no espaço. Simples!

Ele não tem dono e nem responsável. A equipe inteira pode e deve manipulá-lo, só tem que se lembrar de avisar quando for tirar alguma atividade de lá e explicar o porquê, para que o pessoal não fique perdido procurando-a depois.

Quando chegar o momento de “puxar" as atividades, usa-se o mesmo princípio da esteira. Conforme as atividades vão andando, vão saindo do Estacionamento para a esteira, assim, quem for pegar algo para fazer, pode tranquilamente passar uma atividade dali para o backlog, ou melhor, para o “A Fazer".

Pronto! Vida que segue em fluxo continuo. Sempre haverá mais itens a fazer e mais ideias a aguardar. Assim, não precisamos nos preocupar, o Estacionamento sempre terá vagas, ocupadas ou livres!

Como é a Prioridade do Estacionamento?

Vale lembrar o seguinte: Não há priorização no Estacionamento. Não é uma fila, ou uma pilha, não há ordenação. Lembremos que ali ainda não é o backlog, é só um “lugar" para as coisas não se perderem. O que for “puxado" de lá vai ser de acordo com o que o “puxador" pensa ser o momento. É ele que decide, de acordo com o que sabe pelas prioridades e demais questões que conhece. Ele tem autonomia para isso.

Legendas: Não se perca nos assuntos

Como são muitos os assuntos vistos ao mesmo tempo, criei um mecanismo não só para não me perder, mas também para me dar uma “luz" sobre o que estou dando uma atenção maior e o que está faltando.

Defini que cada atividade quando entra no Estacionamento tem algum tipo, ou seja, pertence a algum ramo: Trabalho, Estudo, Casa, Espiritismo, ... Indiquei uma cor para cada um e tudo o que entra ganha uma bolinha colorida que indica a que pertence. Coloquei uma legenda logo abaixo para não me perder, mesmo já tendo decorado tudo.

Em minha planilha base para as métricas, eu coloquei esse atributo e criei um grafico de pizza para me mostrar a proporção. Já me ajudou, por exemplo, a ver que precisava aumentar um pouco minha atenção ao Espiritismo.

Em times também pode-se usar este recurso. Sempre há diversos projetos, questões, produtos, etc, em que há varias atividades e ideias. É só seguir o mesmo procedimento: Separar os assuntos, definir uma cor, criar a legenda e aplicar a informação em cada post it. Da mesma forma, pode-se tirar uma série de indicadores.

Sabem o que fiz também, baseada nesta informação? Peguei as tarefas de uma determinada área, Casa, e agrupei tudo. São atividades pequenas, que em um dia eu “mato". Assim que a esteira permitir, eu coloco o bloco de uma vez só e lá se vão 7 atividades. O que não seria possivel se eu não tivesse essa visão.

Há muitas vantagens nessa ferramenta! O Estacionamento ajuda muito! Comece com o que tem e, aos poucos vai ver como isso tudo ajuda muito na organização do trabalho e meljora demais a produtividade!

Depois me conta como foi!